Erstellung von Präsentationen mit KI: Ein 4-Schritte-Leitfaden

Einleitung: Die Revolution der Präsentationserstellung

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist Zeit eine der wertvollsten Ressourcen. Stundenlang an PowerPoint-Folien zu feilen, gehört jedoch für viele Berufstätige zum Alltag. Was wäre, wenn Sie diesen Prozess drastisch beschleunigen könnten, ohne an Qualität einzubüßen?

Genau hier setzt die Kombination aus künstlicher Intelligenz und bewährten Microsoft Office-Tools an. In diesem Artikel stelle ich Ihnen einen revolutionären 4-Schritte-Prozess vor, der Ihre Präsentationserstellung transformieren wird. Basierend auf der innovativen Methodik von Nicolas Boucher zeige ich Ihnen, wie Sie die Stärken von ChatGPT, Microsoft Word und PowerPoint nahtlos verbinden können.

Ob Sie ein vielbeschäftigter Manager, eine Unternehmerin oder ein Student sind – dieser Leitfaden wird Ihnen helfen, in einem Bruchteil der üblichen Zeit beeindruckende, strukturierte und professionell wirkende Präsentationen zu erstellen.

SCHRITT 1: Das Fundament – Den perfekten ChatGPT-Prompt formulieren

Der Schlüssel zu einer hervorragenden KI-gestützten Präsentation liegt in der Qualität Ihres initialen Prompts. Ein präzise formulierter Prompt liefert eine strukturierte Gliederung, die den gesamten nachfolgenden Prozess optimiert.

Die Kunst des effektiven Prompts

Ein wirkungsvoller Prompt für ChatGPT sollte folgende Elemente enthalten:

1. Ihre berufliche Rolle: "Ich bin CFO eines mittelständischen Unternehmens..."

2. Kontext und Zweck: "...und muss dem Vorstand einen Budgetplan für ein KI-Entwicklungsprojekt präsentieren."

3. Zielgruppe: "Die Präsentation richtet sich an technisch nicht versierte Entscheidungsträger."

4. Zeitrahmen: "Die Präsentation sollte etwa 15 Minuten dauern."

5. Strukturvorgaben: "Jeder Hauptpunkt sollte mindestens drei Unterpunkte haben."

Beispiel-Prompt: "Ich bin CFO und muss dem Vorstand einen Budgetplan für ein KI-Entwicklungsprojekt präsentieren. Die Zuhörer haben wenig technisches Verständnis, aber großes Interesse an ROI. Die Präsentation sollte 15 Minuten dauern. Erstelle bitte eine Gliederung mit 5-7 Hauptpunkten, wobei jeder Punkt mindestens drei Unterpunkte haben sollte."

Best Practices für optimale Ergebnisse

• Seien Sie spezifisch: Je detaillierter Ihre Anfrage, desto zielgerichteter das Ergebnis.

• Fordern Sie Struktur: Geben Sie klare Vorgaben zur gewünschten Hierarchie und Tiefe.

• Iterieren Sie: Wenn die erste Gliederung nicht Ihren Vorstellungen entspricht, verfeinern Sie Ihren Prompt und versuchen Sie es erneut.

Praxistipp: Experimentieren Sie mit verschiedenen Prompts, um ein Gefühl dafür zu bekommen, welche Formulierungen die besten Ergebnisse liefern. Mit der Zeit entwickeln Sie ein intuitives Verständnis für effektive Prompt-Gestaltung.

Was Sie von ChatGPT erwarten können

Bei einem gut formulierten Prompt wird ChatGPT eine strukturierte Gliederung liefern, die typischerweise folgende Elemente enthält:

• Einen aussagekräftigen Titel

• 5-7 Hauptpunkte (oder die von Ihnen gewünschte Anzahl)

• Unterpunkte mit logischer Struktur

• Eine sinnvolle Progression von der Einleitung bis zum Abschluss

Diese Gliederung bildet das Rückgrat Ihrer Präsentation und spart Ihnen wertvolle Zeit bei der inhaltlichen Konzeption.

SCHRITT 2: Die Brücke – Outline in Word einfügen

Nachdem ChatGPT Ihnen eine strukturierte Gliederung geliefert hat, ist der nächste Schritt, diese in Microsoft Word zu übertragen – ein oft übersehener, aber entscheidender Zwischenschritt im Prozess.

Warum Word als Zwischenschritt?

Word bietet leistungsstarke Gliederungsfunktionen, die eine präzise Kontrolle über die hierarchische Struktur ermöglichen. Diese Funktionen sind der Schlüssel, um später eine sauber strukturierte PowerPoint-Präsentation zu generieren.

So gehen Sie vor:

1. Kopieren Sie den gesamten Text aus der ChatGPT-Antwort.

2. Öffnen Sie ein neues Word-Dokument.

3. Fügen Sie den Text ein (Strg+V oder über das Kontextmenü).

Dokumentvorbereitung für optimale Ergebnisse

Für beste Ergebnisse sollten Sie folgende Einstellungen vornehmen:

• Aktivieren Sie die Gliederungsansicht: Klicken Sie auf "Ansicht" → "Gliederung" in der Menüleiste.

• Überprüfen Sie die Formatierung: Stellen Sie sicher, dass der Text ohne unerwünschte Formatierungen eingefügt wurde.

• Bereinigen Sie den Text: Entfernen Sie eventuelle Nummerierungen oder Sonderzeichen, die Probleme verursachen könnten.

Technischer Hinweis: Word unterscheidet zwischen verschiedenen Gliederungsebenen (Level 1, Level 2, etc.), die später direkt die Struktur Ihrer PowerPoint-Präsentation bestimmen werden. Eine saubere Hierarchie in diesem Schritt zahlt sich später aus.

SCHRITT 3: Die Strukturierung – Outline in Word bearbeiten

Dieser Schritt ist entscheidend für die Qualität Ihrer endgültigen Präsentation. Hier definieren Sie die hierarchische Struktur, die PowerPoint später in Folien umsetzen wird.

Hierarchische Strukturierung mit Gliederungsebenen

In der Gliederungsansicht von Word können Sie verschiedene Ebenen zuweisen:

• Level 1: Wird zu Folientiteln in PowerPoint

• Level 2: Wird zu Hauptpunkten auf den Folien

• Level 3 und tiefer: Werden zu Unterpunkten mit entsprechender Einrückung

Praktische Umsetzung:

1. Für Folientitel:

   • Wählen Sie die Zeilen aus, die als Folientitel dienen sollen

   • Weisen Sie ihnen "Level 1" zu (über die Gliederungswerkzeuge oder Tastenkombination)

   • Tipp: Verwenden Sie die Strg-Taste, um mehrere nicht aufeinanderfolgende Zeilen auszuwählen

2. Für Aufzählungspunkte:

   • Weisen Sie den Unterpunkten "Level 2" oder höher zu

   • Achten Sie auf eine konsistente Hierarchie

3. Dokument speichern:

   • Speichern Sie das Dokument im Format .docx, .rtf oder .txt

   • Merken Sie sich den Speicherort für den nächsten Schritt

Fortgeschrittene Techniken für effizientes Arbeiten

• Tastenkombinationen: Nutzen Sie Alt+Umschalt+Linkspfeil/Rechtspfeil, um Ebenen schnell zu ändern

• Mehrfachauswahl: Mit gedrückter Strg-Taste können Sie nicht zusammenhängende Zeilen auswählen und gemeinsam formatieren

• Vorschau: Nutzen Sie die verschiedenen Ansichten in Word, um die Struktur zu überprüfen

Praxisbeispiel: Eine typische Struktur könnte so aussehen:Einleitung (Level 1) → wird zu einer Folie mit dem Titel "Einleitung"Über uns (Level 2) → wird zu einem Hauptpunkt auf dieser FolieProjektziele (Level 2) → wird zu einem weiteren HauptpunktKurzfristige Ziele (Level 3) → wird zu einem Unterpunkt von "Projektziele"

Diese sorgfältige Strukturierung in Word zahlt sich im nächsten Schritt aus, wenn PowerPoint automatisch Ihre Folien generiert.

SCHRITT 4: Die Transformation – Word-Outline in PowerPoint importieren

Jetzt kommt der Moment, in dem die Magie geschieht: Die strukturierte Gliederung wird in eine vollwertige PowerPoint-Präsentation umgewandelt.

Der Import-Prozess im Detail

1. PowerPoint öffnen: Starten Sie eine neue, leere Präsentation.

2. Import-Funktion aufrufen: Klicken Sie auf "Start" → "Neue Folie" → "Folien aus Gliederung".

3. Datei auswählen: Im Dialog "Gliederung einfügen" navigieren Sie zu Ihrer gespeicherten Word-Datei.

4. Import starten: Klicken Sie auf "Einfügen".

Was passiert beim Import?

PowerPoint analysiert die Gliederungsebenen Ihres Word-Dokuments und erstellt automatisch:

• Eine neue Folie für jeden Text mit Level 1

• Aufzählungspunkte für Texte mit Level 2

• Eingerückte Unterpunkte für Texte mit Level 3 und höher

Das Ergebnis ist eine vollständig strukturierte Präsentation, die die hierarchische Gliederung Ihres Word-Dokuments widerspiegelt.

Design und visuelle Gestaltung

Nach dem Import können Sie das visuelle Erscheinungsbild Ihrer Präsentation anpassen:

1. Design auswählen: Gehen Sie zur Registerkarte "Design" und wählen Sie ein passendes Theme.

2. Farbschema festlegen: Passen Sie die Farbpalette an Ihre Corporate Identity an.

3. Schriftarten anpassen: Wählen Sie Schriftarten, die gut lesbar sind und zu Ihrem Unternehmen passen.

Designtipp: Weniger ist oft mehr. Ein klares, minimalistisches Design lenkt nicht vom Inhalt ab und wirkt professioneller. Wählen Sie ein Theme mit guten Kontrasten für optimale Lesbarkeit.

Die Effizienz dieses Ansatzes

Der große Vorteil dieser Methode liegt in der Zeitersparnis und Konsistenz:

• Automatisierte Strukturierung: Keine manuelle Erstellung jeder einzelnen Folie

• Konsistentes Layout: Einheitliche Formatierung über die gesamte Präsentation hinweg

• Einfache Änderungen: Anpassungen können in der Gliederungsansicht von PowerPoint vorgenommen werden

BONUS-TIPPS: PowerPoint auf die nächste Stufe heben

Mit den folgenden fortgeschrittenen Techniken können Sie Ihre KI-generierte Präsentation weiter optimieren und professionalisieren.

PowerPoint Designer nutzen

Der integrierte Designer in PowerPoint kann Ihre Folien automatisch verbessern:

1. Designer aktivieren: Fügen Sie Inhalte zu einer Folie hinzu und beobachten Sie die Designer-Vorschläge am rechten Bildschirmrand.

2. Vorschläge durchblättern: Der Designer bietet mehrere Layout-Optionen an – wählen Sie die passendste.

3. Anpassen: Nach der Auswahl können Sie das Layout weiter personalisieren.

Praxistipp: Der Designer funktioniert besonders gut bei Folien mit Bildern. Fügen Sie relevante Bilder hinzu, um ansprechendere Layout-Vorschläge zu erhalten.

In Microsoft Teams präsentieren

Für virtuelle Meetings können Sie direkt aus PowerPoint in Teams präsentieren:

1. PowerPoint öffnen: Öffnen Sie Ihre fertige Präsentation.

2. Teilen starten: Klicken Sie auf "Präsentieren" → "In Teams präsentieren".

3. Meeting auswählen: Wählen Sie das laufende Meeting aus der Liste.

Diese Integration ermöglicht eine nahtlose Präsentation mit professionellem Erscheinungsbild und optimierter Performance.

SmartArt für visuelle Aufwertung

Verwandeln Sie textlastige Informationen in ansprechende Grafiken:

1. Text auswählen: Markieren Sie den Text, den Sie visualisieren möchten.

2. SmartArt aufrufen: Klicken Sie auf "Start" → "In SmartArt konvertieren".

3. Layout wählen: Wählen Sie aus den verschiedenen Diagrammtypen (Prozess, Hierarchie, Zyklus, etc.).

4. Anpassen: Passen Sie Farben und Stile an Ihr Design an.

SmartArt eignet sich besonders gut für:

• Prozessabläufe

• Hierarchische Strukturen

• Beziehungsdiagramme

• Zyklen und Kreisläufe

Visualisierungstipp: Nutzen Sie SmartArt für komplexe Konzepte, die textlich schwer zu erfassen sind. Eine visuelle Darstellung kann das Verständnis erheblich verbessern und Ihre Präsentation aufwerten.

Die Vorteile der KI-gestützten Präsentationserstellung

Der vorgestellte 4-Schritte-Prozess bietet zahlreiche Vorteile gegenüber traditionellen Methoden der Präsentationserstellung:

1. Dramatische Zeitersparnis

Die Kombination aus KI-generierter Gliederung und automatisierter Folienstrukturierung reduziert die Erstellungszeit erheblich:

• Traditionelle Methode: 2-3 Stunden für eine 15-20 Folien umfassende Präsentation

• KI-gestützte Methode: 15-30 Minuten für eine vergleichbare Präsentation

Diese Zeitersparnis von bis zu 80% ermöglicht es Ihnen, sich auf die inhaltliche Verfeinerung und Vorbereitung zu konzentrieren, statt mit der technischen Erstellung zu kämpfen.

2. Verbesserte Strukturqualität

KI-generierte Gliederungen bieten oft eine durchdachtere Struktur als spontan erstellte:

• Vollständigere Themenabdeckung: Weniger Risiko, wichtige Aspekte zu vergessen

• Logischer Aufbau: Natürliche Progression von Einleitung bis Schlussfolgerung

• Ausgewogene Tiefe: Gleichmäßige Behandlung aller Themenbereiche

3. Konsistenz und Professionalität

Der automatisierte Prozess gewährleistet ein einheitliches Erscheinungsbild:

• Einheitliche Formatierung: Konsistente Schriftarten, Größen und Abstände

• Harmonisches Design: Durchgängiges visuelles Konzept

• Strukturelle Klarheit: Erkennbare Hierarchie der Informationen

Erfahrungsbericht: "Seit ich diese Methode anwende, erhalte ich regelmäßig Komplimente für die Klarheit und Professionalität meiner Präsentationen. Gleichzeitig verbringe ich nur noch einen Bruchteil der Zeit mit der Erstellung." – Maria S., Produktmanagerin

Häufige Herausforderungen und Lösungen

Wie bei jeder Methode können auch bei diesem Ansatz Herausforderungen auftreten. Hier sind die häufigsten Probleme und ihre Lösungen:

1. Unzureichende Prompt-Ergebnisse

Problem: Die von ChatGPT gelieferte Gliederung entspricht nicht Ihren Erwartungen.

Lösung:

• Verfeinern Sie Ihren Prompt mit spezifischeren Anweisungen

• Geben Sie konkrete Beispiele für die gewünschte Struktur

• Nutzen Sie iteratives Feedback: "Bitte überarbeite die Gliederung mit mehr Fokus auf..."

2. Formatierungsprobleme beim Import

Problem: Die PowerPoint-Folien spiegeln nicht die gewünschte Struktur wider.

Lösung:

• Überprüfen Sie die Gliederungsebenen in Word vor dem Import

• Entfernen Sie unerwünschte Formatierungen und Sonderzeichen

• Verwenden Sie einfache Listenstrukturen ohne komplexe Formatierungen

3. Inhaltliche Anpassungen

Problem: Die KI-generierte Gliederung enthält fachliche Ungenauigkeiten oder fehlerhafte Annahmen.

Lösung:

• Überprüfen Sie den Inhalt kritisch und nehmen Sie notwendige Korrekturen vor

• Ergänzen Sie unternehmensspezifische Informationen

• Aktualisieren Sie Daten und Fakten mit aktuellen Informationen

Wichtiger Hinweis: KI-generierte Inhalte sollten immer als Ausgangspunkt betrachtet werden, nicht als endgültiges Produkt. Ihre fachliche Expertise und kritische Überprüfung sind unerlässlich.

Fazit: Die Zukunft der Präsentationserstellung ist hier

Die Kombination aus künstlicher Intelligenz und bewährten Office-Tools repräsentiert einen Paradigmenwechsel in der Präsentationserstellung. Der vorgestellte 4-Schritte-Prozess ermöglicht es Ihnen, in einem Bruchteil der üblichen Zeit professionelle, strukturierte und visuell ansprechende Präsentationen zu erstellen.

Die Vorteile sind überzeugend:

• Effizienz: Drastische Reduzierung des Zeitaufwands

• Qualität: Verbesserte Struktur und Konsistenz

• Flexibilität: Einfache Anpassung an verschiedene Themen und Zielgruppen

In einer Geschäftswelt, in der Zeit und Wirkung entscheidend sind, bietet dieser Ansatz einen signifikanten Wettbewerbsvorteil. Er befreit Sie von der mühsamen technischen Arbeit und ermöglicht es Ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: überzeugende Inhalte und eine wirkungsvolle Präsentation.

Nächste Schritte

Probieren Sie diesen Ansatz bei Ihrer nächsten Präsentation aus:

1. Formulieren Sie einen detaillierten Prompt für ChatGPT

2. Übertragen Sie die Gliederung nach Word und strukturieren Sie sie

3. Importieren Sie die Struktur in PowerPoint

4. Verfeinern Sie Design und Inhalte

Mit etwas Übung werden Sie feststellen, dass dieser Prozess nicht nur Zeit spart, sondern auch zu konsistent besseren Präsentationen führt – eine Win-win-Situation für Sie und Ihr Publikum.

Weiterführende Ressourcen

• Fortgeschrittene Prompt-Techniken für ChatGPT

• PowerPoint-Designprinzipien für maximale Wirkung

• Präsentationstechniken für virtuelle und hybride Meetings

• Integration von Datenvisualisierungen in KI-generierte Präsentationen

Haben Sie Fragen zur KI-gestützten Präsentationserstellung oder möchten Sie Ihre Erfahrungen teilen? Hinterlassen Sie gerne einen Kom

mentar!